Urenregistratie: zo kies je tussen Excel, een gratis app of software voor je mkb-bedrijf

De juiste manier van urenregistratie hangt vooral af van twee dingen: hoeveel mensen uren invullen, en waar die uren naartoe moeten. Gaan ze naar de salarisadministratie, dan heb je goedkeuring, rechten en een nette export nodig. Gaan ze naar een factuur, dan draait het om uren per klant en project. Veel aanbieders in Google mengen die twee. Wij zeggen per tip voor wie hij geldt.

Transparantie: HRKeuze verdient soms een vergoeding als je via onze site een pakket kiest. Dat verandert ons advies niet. We zeggen er ook bij wanneer iets niet bij je past, ook als dat een betaalde oplossing is.

Wat is urenregistratie en waarom houd je uren bij?

Urenregistratie is het vastleggen van de tijd die iemand werkt, met begin- en eindtijd of een totaal per dag, en vaak ook waarvoor die tijd is gebruikt. Drie termen lopen in de praktijk door elkaar:

• Urenformulier: het lege invulblad, op papier of als bestand. Dit is het sjabloon.
• Urenstaat: het ingevulde overzicht van één persoon over een periode, meestal een week of maand. Dit lever je in.
• Urenregistratiesysteem: de app of software waarin iedereen uren invoert, iemand ze goedkeurt en de totalen automatisch klaarstaan voor salaris of facturatie.

Je houdt uren bij om twee verschillende redenen:

1. Personeel (werkgevers): om loon goed te berekenen, overuren uit te betalen of te compenseren, verlofsaldo's bij te houden en grip te hebben op roosters en arbeidstijden.
2. Projecten en klanten (zzp'ers, bureaus, dienstverleners): om uren te factureren en te zien welke opdrachten winstgevend zijn.

Een installatiebedrijf met tien monteurs heeft vaak beide nodig: uren voor het loon én uren per klus voor de factuur. Dat bepaalt welke oplossing past.

Welke gegevens leg je vast naast gewerkte uren?

Alleen "8 uur gewerkt" is voor de meeste bedrijven te weinig. Dit zijn de velden die er in de praktijk toe doen:

• Begin- en eindtijd: nodig voor toeslagen (avond, weekend) en om arbeids- en rusttijden te kunnen controleren.
• Pauzes: apart vastleggen, zodat netto en bruto werktijd te onderscheiden zijn.
• Overuren: als aparte uursoort, met de afspraak of ze worden uitbetaald of als tijd-voor-tijd worden opgebouwd.
• Verlof: vakantie, bijzonder verlof, ADV of compensatie-uren, zodat de saldo's kloppen.
• Verzuim: ziekte-uren, liefst gekoppeld aan je verzuimregistratie in plaats van een losse aantekening.
• Projectcode of klant: alleen als je uren doorbelast of wilt weten waar tijd naartoe gaat.
• Locatie of thuiswerken: handig voor reiskosten- en thuiswerkvergoedingen en voor wie op meerdere vestigingen werkt.

Registreer niet meer dan je gebruikt. Een winkel met vaste diensten heeft geen projectcode nodig; een adviesbureau weer wel. Elk extra veld is een extra kans op fouten en tegenzin bij medewerkers.

Vier manieren om uren te registreren: formulier, Excel, app of software

Een urenregistratie boekje of papieren formulier werkt nog voor een eenmanszaak met één hulpkracht of voor buitendienst zonder telefoon. Zodra iemand de uren moet overtypen in een salarispakket, ben je fouten aan het inbouwen.

Urenregistratie in Excel: wat je moet inrichten en wanneer het niet meer werkt

Excel is voor veel kleine bedrijven het startpunt, en dat is prima zolang één persoon het bestand beheert. Een bruikbare maandelijkse urenstaat in Excel heeft deze kolommen:

1. Datum
2. Dag van de week (automatisch uit de datum)
3. Begintijd
4. Eindtijd
5. Pauze (in minuten of uren)
6. Gewerkte uren (eindtijd min begintijd min pauze)
7. Contracturen die dag
8. Overuren (gewerkt min contract, alleen als positief)
9. Uursoort of afwezigheid (verlof, ziek, feestdag)
10. Projectcode of klant (alleen als je doorbelast)
11. Opmerking

Onderaan tel je per maand op: totaal gewerkt, totaal overuren, opgenomen verlof en ziekte-uren.

Overuren bijhouden in Excel gaat het best met een vaste formule per regel die het verschil tussen gewerkte uren en contracturen berekent, met een ondergrens van nul. Houd daarnaast een lopend saldo bij als je tijd-voor-tijd compenseert: vorige maand plus opgebouwd min opgenomen. Let op dat Excel tijden als fractie van een dag opslaat. Wil je met uren rekenen of ze vermenigvuldigen met een uurtarief, zet ze dan om naar decimalen (maal 24), anders kloppen je totalen niet.

De bekende valkuilen:

• Handmatige formules: één overschreven cel en het totaal klopt niet meer, zonder dat iemand het ziet. Beveilig de formulecellen.
• Versiebeheer: "urenstaat_def_v3_JAN.xlsx" in drie mailboxen. Je weet niet meer welke versie de juiste is.
• Meerdere mensen in één bestand: iedereen ziet elkaars uren en kan ze aanpassen. Voor privacy en betrouwbaarheid is dat geen goed idee.
• Geen goedkeuring: je kunt niet zien wie wat wanneer heeft gewijzigd of akkoord gegeven.
• Verlof los ervan: verlofsaldo's staan vaak in een ander tabblad of bestand en raken uit de pas.

Ons oordeel: een gratis urenregistratie excel template of zelfgemaakte urenstaat is geschikt voor een zzp'er of voor een werkgever met hooguit een handvol medewerkers met vaste uren. Werk je met meer mensen, wisselende diensten of toeslagen, dan kost Excel je elke maand meer controletijd dan een systeem. Lees ook wanneer Excel niet meer volstaat voor je HR-administratie.

Gratis urenregistratie en gratis apps: wat je krijgt en waar de grens ligt

Gratis is reëel voor een eenvoudige situatie: één tot enkele gebruikers, uren invoeren met een start-stopknop of per dag, en een overzicht dat je kunt exporteren. Voor een zzp'er of een klein team zonder overuren en toeslagen is dat vaak genoeg.

Gratis schiet meestal tekort op deze punten:

• Goedkeuringsflow: leidinggevende keurt de week goed voordat de uren naar de administratie gaan.
• Rechten: wie ziet en wijzigt wiens uren.
• Koppelingen: directe export naar salaris- of boekhoudpakket.
• Verlof en verzuim in één plek: saldo's die automatisch bijwerken als iemand verlof boekt.

Lees bij gratis urenregistratie altijd de voorwaarden. Let op:

• het maximum aantal gebruikers of projecten in de gratis versie;
• of exporteren gratis is of pas in een betaalde versie;
• of de gratis versie tijdelijk is (proefperiode) of blijvend;
• waar de gegevens worden opgeslagen en of er een verwerkersovereenkomst is, belangrijk zodra je personeelsgegevens vastlegt;
• of je je data kunt meenemen als je stopt of overstapt.

Een gratis app voor personeel met verschillende afdelingen en leidinggevenden past niet: je mist precies de rechten en goedkeuring die je dan nodig hebt.

Urenregistratie app: mobiel, prikklok en iPhone of Android

Hoe medewerkers hun uren invoeren, bepaalt of ze het ook echt doen. De drie vormen:

• App op de telefoon: ideaal voor buitendienst, monteurs, schoonmaak en thuiswerkers. Ze klokken in op locatie of vullen aan het eind van de dag in. Sommige apps leggen de locatie vast; bespreek dat vooraf met je team en check de privacyregels.
• Prikklok of tablet bij de ingang: past bij winkels, horeca, productie en magazijnen. Medewerkers klokken in met een pas, pincode of QR-code, ook als ze geen werktelefoon hebben of hun eigen telefoon niet willen gebruiken.
• Webportaal: voor kantoorpersoneel dat achter een computer zit en per dag of week uren en projecten invult.

Vrijwel elke serieuze app werkt op zowel iPhone als Android. Controleer wel of alle functies in beide apps zitten en of er een webversie is voor wie liever op een laptop werkt. Een gratis urenregistratie app op iPhone of Android is vooral handig voor zzp'ers en mini-teams; voor personeel weegt de beheerkant (goedkeuren, export) zwaarder dan de app zelf.

Urenregistratiesoftware: waar je op let bij het kiezen

De leveranciers bovenaan Google verkopen vooral een losse tool of een groot pakket, zonder die keuze voor je te maken. Deze punten helpen je wel:

Rechten en rollen. Minimaal drie rollen:

• Medewerker: voert eigen uren in en ziet alleen eigen gegevens.
• Leidinggevende: keurt uren van het eigen team goed en ziet geen salarisgegevens.
• HR of administratie: ziet alles, corrigeert en exporteert.

Bij vijf mensen regel je dat nog met afspraken. Bij twintig mensen in drie teams wil je niet dat een teamleider de uren en afwezigheid van een ander team kan inzien of aanpassen.

Uursoorten. Kun je zelf uursoorten aanmaken, zoals normaal, overwerk 125 procent, nachttoeslag, reisuren en tijd-voor-tijd? En komen die als aparte regels in de export terecht?

Roosters. Werk je met diensten, dan wil je geplande uren naast gewerkte uren zien.

Controle. Waarschuwingen bij ontbrekende dagen, te lange diensten of te korte pauzes besparen je achteraf zoekwerk.

Losse tool of HR-pakket? Losse urenregistratiesoftware past als uren vooral naar projecten en facturen gaan, of als je al een goed werkend HR- en salarissysteem hebt en alleen de urenkant mist. Een HR-pakket met verlof, verzuim, personeelsdossier en salaris in één systeem is logischer als je uren voornamelijk voor de loonverwerking registreert. Dan boek je verlof op dezelfde plek, kloppen saldo's direct en hoef je niets over te zetten. Meer achtergrond lees je in wat HR-software is en wat erin zit.

Welke oplossing past bij jouw aantal medewerkers?

1 tot 5 medewerkers. Vaste uren, één eigenaar die alles regelt: een Excel-urenstaat per persoon of een gratis app volstaat. Zet de staat per maand vast (pdf of afgesloten tabblad) voordat je hem doorgeeft aan je salarisverwerker. Heb je wisselende diensten of horeca-toeslagen, kies dan al een betaalde app met export.

5 tot 25 medewerkers. Hier gaat Excel knellen: meerdere invullers, een of twee leidinggevenden, verlofaanvragen. Kies software met goedkeuring, rollen en een export naar je salarispakket. Doe je ook verlof en verzuim nog handmatig, kijk dan eerst naar een HR-pakket waar urenregistratie in zit, voordat je een losse tool toevoegt.

25+ medewerkers. Meerdere afdelingen, roosters en vaak een eigen HR-functie. Een HR-pakket met urenregistratie, verlof, verzuim en een directe salariskoppeling is dan de norm. Losse urentools alleen als je projectmatig werkt en facturatie centraal staat; zorg dan dat de koppeling met je HR-systeem goed geregeld is.

Werk je in een branche met eigen software, bijvoorbeeld kinderopvang met een pakket als KidsAdmin, kijk dan eerst wat dat pakket al aan urenregistratie biedt. Een extra losse tool betekent vaak dubbel invoeren.

Urenregistratie koppelen aan salaris, verlof en facturatie

Een koppeling bespaart pas tijd als hij past bij hoe jij werkt. Stel de leverancier deze vragen:

• Automatisch of handmatig? Gaan de goedgekeurde uren vanzelf naar het salarispakket, of moet je een bestand exporteren en importeren? Beide werken, maar handmatig vraagt een vaste routine.
• Welke uursoorten gaan mee? Alleen totalen, of ook overwerk, toeslagen, verlof en ziekte als aparte looncomponenten?
• Welke periode? Sluit de urenperiode aan op je salarisperiode (maand of vier weken)?
• Correcties. Wat gebeurt er als je na export nog uren wijzigt?
• Verlof. Werkt het verlofsaldo direct bij als iemand verlof boekt in de urenregistratie?
• Boekhouding en facturatie. Gaan declarabele uren als conceptfactuur of exportregel naar je boekhoudpakket, per klant en per tarief?

Voor bedrijven waar projecten, inkoop, planning en facturatie samenkomen, kan een ERP-pakket voor projecten en facturatie beter passen dan een urentool plus losse koppelingen.

Urenregistratie voor zzp'ers: wat anders is dan voor personeel

Als zzp'er heb je geen loonstrook, goedkeuring of verlofsaldo. Je registreert uren per klant en per opdracht, om te factureren en om te zien wat je werk oplevert. Een simpele urenregistratie zzp in Excel heeft deze kolommen: datum, klant, project, omschrijving van het werk, aantal uren (in decimalen), uurtarief, declarabel ja/nee en factuurnummer.

Voorbeeld van één regel: 12 maart – Bakkerij De Vries – nieuwe website – overleg en wireframes – 3,5 – declarabel – factuur 2024-018.

De kolom met declarabel ja/nee laat je zien hoeveel tijd je kwijt bent aan acquisitie en administratie. Vanaf een paar vaste klanten is een app met urenregistratie en facturatie in één prettig: je zet geregistreerde uren direct om naar een factuur. Of je uren moet bijhouden voor fiscale regelingen, zoals het urencriterium, bespreek je met je boekhouder of accountant. Heb je personeel of ga je dat aannemen, dan gelden de rest van dit artikel en de keuzehulp hierboven.

In 5 stappen urenregistratie invoeren in je team

1. Wensen en processen op een rij. Waar gaan de uren naartoe: salaris, facturatie of beide? Welke uursoorten heb je? Wie keurt goed? Schrijf het huidige proces op, inclusief wat er nu misgaat.
2. Tool of sjabloon kiezen. Gebruik de keuzehulp op aantal medewerkers. Laat bij software een demo geven met jouw eigen voorbeelden, zoals een week met overwerk en een zieke dag.
3. Regels afspreken. Uren dagelijks of uiterlijk vrijdag invullen. Leidinggevende keurt binnen een vaste termijn goed. Correcties alleen via HR of administratie. Leg dit kort vast en deel het.
4. Proefperiode. Draai een maand met één team, liefst naast je oude methode. Vergelijk de uitkomsten met de salarisverwerking en los verschillen op.
5. Uitrol. Geef iedereen een korte uitleg, zet de rechten goed en evalueer na twee maanden: wordt er op tijd ingevuld en klopt de export?

Over regels en wetgeving: HRKeuze geeft geen juridisch of fiscaal advies. Voor vragen over registratieplicht, bewaartermijnen, arbeidstijden of privacy, zoals locatiebepaling via een app, ga je naar een arbeidsjurist, je accountant of de informatie van de Rijksoverheid.

Veelgestelde vragen

Wat is urenregistratie precies?

Het vastleggen van gewerkte tijd per medewerker of per opdracht, met begin- en eindtijd, pauzes en vaak ook de uursoort, het project of de afwezigheid. Werkgevers gebruiken het voor loon, overuren en verlof; zzp'ers en dienstverleners vooral voor facturatie.

Is gratis urenregistratie genoeg voor mijn bedrijf?

Voor een zzp'er of een team tot ongeveer vijf mensen met vaste uren vaak wel. Heb je goedkeuring door leidinggevenden, aparte rechten per rol, toeslagen of een koppeling met salaris nodig, dan schiet gratis meestal tekort. Check altijd het maximum aantal gebruikers, de exportmogelijkheden en waar je data staat.

Kan ik urenregistratie in Excel doen en hoe houd ik overuren bij?

Ja. Maak per regel een formule die gewerkte uren min contracturen berekent, met nul als ondergrens, en houd een lopend saldo bij als je tijd-voor-tijd compenseert. Beveilig de formulecellen en geef elke medewerker een eigen bestand of tabblad.

Wat is het verschil tussen een urenformulier, een urenstaat en urenregistratiesoftware?

Een urenformulier is het lege sjabloon, een urenstaat is het ingevulde overzicht van één persoon over een periode, en urenregistratiesoftware is een systeem waarin invoeren, goedkeuren en exporteren voor iedereen centraal geregeld is.

Welke gratis urenregistratie app werkt op iPhone en Android?

De meeste urenapps hebben een versie voor beide en vaak ook een webversie. Controleer in de App Store en Google Play of alle functies in beide apps zitten en lees de voorwaarden van de gratis versie: hoeveel gebruikers, en of exporteren is inbegrepen.

Kan ik urenregistratie koppelen aan mijn salarisadministratie?

Bij de meeste software wel, via een directe koppeling of een exportbestand. Vraag of de koppeling automatisch werkt, welke uursoorten meegaan (overwerk, toeslagen, verlof) en of de periode aansluit op je salarisperiode.

Ben ik als werkgever verplicht om uren te registreren?

Er gelden regels over het bijhouden van arbeids- en rusttijden, en welke voor jou gelden hangt af van je sector en de afspraken met je personeel. Laat je hierover adviseren door een arbeidsjurist of je accountant, of raadpleeg de informatie van de Rijksoverheid.

Wat is het verschil tussen urenregistratie voor personeel en voor zzp'ers?

Voor personeel draait het om loon, overuren, verlof en goedkeuring door een leidinggevende. Voor zzp'ers draait het om uren per klant en project, zodat je kunt factureren en ziet welk werk wat oplevert.

Wanneer is het tijd om van Excel over te stappen op software?

Als meer dan een handvol mensen uren invult, als je goedkeuring en rechten nodig hebt, als je regelmatig fouten of verschillende versies tegenkomt, of als het verwerken van de uren elke maand meer dan een paar uur kost.

Kun je urenregistratie en facturatie in één systeem doen?

Ja, veel urentools en ERP-pakketten zetten geregistreerde uren om in een factuur. Dat is handig voor zzp'ers en projectbedrijven. Registreer je uren vooral voor de salarisverwerking, dan past een HR-pakket met verlof en verzuim beter, eventueel met een koppeling naar je facturatie.