Excel: wat het is, hoe je eraan komt en wanneer het niet meer volstaat voor je HR-administratie

Excel is een spreadsheetprogramma: je zet gegevens in een raster van cellen en laat het programma ermee rekenen, sorteren en grafieken maken. Je krijgt het via een abonnement op Microsoft 365 of een eenmalige licentie, of je gebruikt de beperkte gratis webversie. Voor een mkb-bedrijf met een handvol medewerkers is Excel prima voor een medewerkerslijst en een eenvoudig verlofoverzicht. Groeit je team, dan kost het steeds meer tijd en neemt de kans op fouten toe.

Wat is Excel en waar gebruik je het voor?

Een Excel-bestand (.xlsx) bestaat uit werkbladen met rijen (1, 2, 3) en kolommen (A, B, C). Elke cel heeft een adres, zoals B4. Daarmee werk je met vier bouwstenen:

• Cellen: hierin zet je gegevens, bijvoorbeeld per rij één medewerker met naam, functie, afdeling, startdatum en contracturen.
• Formules: berekeningen, zoals het aantal resterende verlofuren: =C2-D2 (recht min opgenomen).
• Draaitabellen: een samenvatting van een grote lijst met een paar klikken, bijvoorbeeld opgenomen verlofuren per afdeling per maand.
• Grafieken: een visueel overzicht, zoals het verzuim per kwartaal.

In het mkb zie je Excel vooral terug bij medewerkerslijsten, verlofkaarten, roosters, urenoverzichten voor de salarisverwerker en simpele begrotingen.

Excel kopen, abonnement of licentie: welke opties heb je?

Je hebt grofweg twee legale routes.

Abonnement op Microsoft 365. Je betaalt per maand of jaar en krijgt Excel samen met Word, Outlook en cloudopslag in OneDrive. Je hebt altijd de nieuwste versie en kunt op meerdere apparaten werken. Voor bedrijven zijn er zakelijke abonnementen met beheer van gebruikers en zakelijke e-mail. Stop je met betalen, dan kun je bestanden nog wel openen, maar niet meer volledig bewerken in de desktopversie.

Losse licentie (eenmalige aankoop). Je koopt één versie, bijvoorbeeld Excel 2024 of een Office-pakket, en mag die blijvend gebruiken op één computer. Je krijgt beveiligingsupdates, maar geen nieuwe functies, en de ondersteuning stopt na een aantal jaar. Cloudopslag en samenwerken zijn beperkter.

Ons oordeel: werk je met meerdere mensen aan bestanden, of wil je ook zakelijke mail en gedeelde opslag, kies dan een zakelijk Microsoft 365-abonnement. Gebruik je Excel alleen op één computer voor je eigen overzichten en wil je geen doorlopende kosten, dan past een losse licentie.

Let op bij erg goedkope licenties

Je ziet online Excel-licenties voor opvallend lage bedragen. Niet elke goedkope aanbieding is fout, maar check deze punten:

• Krijg je een factuur op naam van je bedrijf? Die heb je nodig voor je administratie.
• Is het een licentie voor zakelijk gebruik? Thuis- en studentenversies zijn daar niet voor bedoeld.
• Koppel je de licentie aan je eigen Microsoft-account, of krijg je alleen een code of een inloggegeven van een ander?
• Gaat het om een volumelicentie die oorspronkelijk voor een andere organisatie was uitgegeven? Zulke codes worden soms later geblokkeerd.
• Kun je de aanbieder bereiken als de activatie mislukt?

Twijfel je, koop dan direct bij Microsoft of bij een erkende Microsoft-partner.

Excel gratis gebruiken: Excel online en de app

'Gratis Excel' bestaat, maar met beperkingen.

Excel voor het web. Met een gratis Microsoft-account werk je in de browser via office.com. Formules, opmaak, eenvoudige grafieken en samen tegelijk in een bestand werken gaan goed. Macro's (VBA) kun je niet maken of uitvoeren, en een deel van de geavanceerde data-analyse ontbreekt.

De mobiele app. Op telefoons en kleine tablets (schermen tot 10,1 inch) kun je met een gratis account basisbewerkingen doen. Op grotere tablets heb je een abonnement nodig om te bewerken. Microsoft vraagt voor zakelijk gebruik van de apps een geschikt zakelijk abonnement; lees de voorwaarden na voordat je de gratis app voor je bedrijf inzet.

Gratis downloaden is niet hetzelfde als gratis gebruiken. Downloadsites bieden 'Excel gratis' aan, maar dat is meestal het installatiebestand. Om de volledige desktopversie te gebruiken heb je alsnog een abonnement of licentie nodig. Een 'volledige versie zonder licentie' is niet legaal en vaak een risico voor malware.

Een Excel-bestand openen zonder Excel

Krijg je een .xlsx-bestand, dan open je het zonder Excel via Excel voor het web, Google Spreadsheets, LibreOffice Calc of Numbers op de Mac. Gegevens en gewone formules komen meestal goed over. Wat vaak misgaat: macro's, draaitabellen met externe gegevens, voorwaardelijke opmaak en nieuwere functies zoals X.ZOEKEN in oudere programma's. Controleer na het openen dus altijd of de berekende saldi nog kloppen.

Excel op Windows, Mac en mobiel: waar let je op?

• Windows: de meest complete versie, met Power Query, Power Pivot en volledige VBA-ondersteuning.
• Mac: voor de meeste HR-lijsten gelijkwaardig, maar Power Pivot ontbreekt en sommige macro's uit Windows werken niet of anders. Krijg je bestanden met macro's van je boekhouder of salarisverwerker, test ze dan eerst.
• Mobiel: handig om snel iets op te zoeken of een cel aan te passen. Voor het bijhouden van een verlofadministratie is een klein scherm onpraktisch.

Excel voor personeelsadministratie in het mkb: wat gaat goed

Excel is sterk als je snel iets wilt opzetten zonder extra software:

• Lijsten: een medewerkerslijst met contactgegevens, startdatum, contracteinde en functie staat er in een uur.
• Simpele overzichten: met filters zie je direct welke contracten de komende drie maanden aflopen.
• Eigen berekeningen: verlofrecht naar rato van contracturen, of het aantal dienstjaren met =DATUMVERSCHIL(D2;VANDAAG();"j").
• Flexibiliteit: je bepaalt zelf welke kolommen je bijhoudt.

Voor een bedrijf met vijf medewerkers die allemaal hetzelfde soort contract hebben en waar de eigenaar alles zelf bijhoudt, is dat vaak genoeg. Dan is HR-software een kostenpost die weinig oplevert.

Verlof, verzuim, uren en salaris in Excel: waar het knelt

In de praktijk werkt het zo: medewerkers vragen verlof aan via mail of WhatsApp, jij zet de uren in een tabblad per persoon en een formule trekt ze van het jaarsaldo af. Verzuim noteer je met een begin- en hersteldatum, uren komen via een ingevuld urenformulier per week. Dat gaat goed zolang één persoon het bestand beheert. De knelpunten:

• Meerdere versies. Iemand mailt 'verlof_2025_def2.xlsx', een ander werkt in de versie op de server. Na een maand weet niemand meer welk saldo klopt.
• Handmatige saldoberekening. Wettelijke en bovenwettelijke dagen, verlof dat vervalt, uren die je meeneemt naar het volgende jaar, parttimers die van uren wisselen: elke uitzondering is een extra formule die kan breken.
• Geen echte rechtenstructuur. Een leidinggevende die alleen zijn eigen afdeling mag zien, krijgt in Excel toch het hele bestand. Werkbladbeveiliging is geen toegangsbeheer.
• Geen automatische meldingen. Excel waarschuwt je niet als een zieke medewerker bijna zes weken verzuimt of een contract afloopt. Voor de verplichte stappen bij langdurig verzuim vraag je je arbodienst of casemanager wat er wanneer moet.

Waar het gaat wringen: tot ongeveer 10 medewerkers met vergelijkbare contracten red je het met een goed opgezet bestand. Bij 10 tot 15 medewerkers, of eerder als je meerdere contractvormen (vast, oproep, parttime), meerdere afdelingen of meerdere leidinggevenden die verlof goedkeuren hebt, kost het bijhouden snel meerdere uren per maand en sluipen er fouten in.

Salaris

Excel is geschikt voor voorbereidend werk: gewerkte uren, overuren, reiskosten en mutaties verzamelen voor je salarisverwerker. De loonberekening zelf, met loonheffingen, premies en de aangifte, laat je over aan een salarisverwerker of loonadviseur. HRKeuze geeft daar geen fiscaal advies over.

Privacy en toegang

In een HR-bestand staan persoonsgegevens, soms ook BSN's en verzuimgegevens. Praktische aandachtspunten:

• Bewaar het bestand op een plek met toegangsbeheer (zoals een zakelijke OneDrive of SharePoint), niet op een losse laptop of USB-stick.
• Mail het bestand niet rond; deel een link met alleen de mensen die het nodig hebben.
• Zet een wachtwoord op het bestand en zorg voor automatische back-ups.
• Noteer bij verzuim geen medische details zoals diagnoses.

Voor vragen over wat je wel en niet mag vastleggen onder de AVG schakel je een privacyspecialist of jurist in.

Boekhouding met Excel: wat past wel en niet bij een mkb-bedrijf

Een simpel kasboek of een overzicht van inkomsten en uitgaven werkt in Excel prima voor een eenmanszaak met weinig transacties. Heb je personeel, btw-aangiftes per kwartaal, bankkoppelingen of facturen die je wilt laten matchen, dan is een boekhoudpakket verstandiger. Dat voorkomt overtypwerk en je boekhouder kan er direct in meekijken. Voor fiscale vragen ga je naar je boekhouder; HRKeuze behandelt HR-software.

Wanneer stap je over van Excel naar HR-software?

Herken je twee of meer van deze signalen, dan is het tijd om te vergelijken:

• Je hebt meer dan 10 tot 15 medewerkers, of verwacht dat binnen een jaar.
• Je bent meer dan drie à vier uur per maand kwijt aan het bijwerken van verlof, verzuim en uren.
• Er gaat geregeld iets mis: verkeerde saldi, vergeten contracteinden, dubbele versies.
• Leidinggevenden moeten verlof goedkeuren of alleen hun eigen team zien.
• Je wilt uren of mutaties automatisch doorzetten naar je salarisverwerking.
• Medewerkers willen zelf hun saldo en loonstrook kunnen inzien.

Je gegevens meenemen uit Excel

De overstap is meestal goed te doen als je je bestand voorbereidt:

1. Opschonen: verwijder oud-medewerkers die je niet wilt overzetten, haal dubbele rijen weg en maak datums overal gelijk (dd-mm-jjjj).
2. Eén kolom per gegeven: voornaam en achternaam apart, geen samengevoegde cellen, geen opmerkingen in een getalkolom.
3. Importeren: de meeste HR-pakketten bieden een importsjabloon. Zet je kolommen in die volgorde en sla op als .xlsx of .csv.
4. Saldi controleren: neem verlofsaldi over per peildatum en controleer steekproefsgewijs vijf medewerkers.

Let bij het kiezen van een pakket op koppelingen met je salarisverwerking en urenregistratie, en op de exportmogelijkheden. Kun je je gegevens later weer als Excel-bestand exporteren, dan zit je niet vast aan één leverancier.

Transparant: HRKeuze ontvangt een vergoeding als je via onze site voor sommige HR-pakketten kiest. Dat verandert ons advies niet: werkt Excel voor jouw team nog goed, blijf er dan gewoon bij.

Excel leren: cursus of zelf oefenen

Voor HR-gebruik heb je meestal geen cursus nodig. Met online uitleg en oefenen kom je ver met deze formules:

• SOM: totaal aan opgenomen verlofuren, =SOM(D2:D20).
• ALS: signaleren, =ALS(E2<0;"Saldo negatief";"OK").
• AANTAL.ALS: aantal ziekmeldingen per medewerker.
• X.ZOEKEN: contracturen ophalen uit je medewerkerslijst op basis van personeelsnummer.
• NETTO.WERKDAGEN: werkdagen tussen begin- en einddatum van een verlofperiode.
• ABS: absolute waarde, handig om verschillen tussen geplande en gewerkte uren zonder minteken te tonen: =ABS(C2-D2).

Een cursus loont als je draaitabellen, Power Query of macro's wilt gebruiken, of als meerdere collega's met hetzelfde bestand moeten werken en je één werkwijze wilt afspreken. Een dagdeel tot een dag gericht op draaitabellen en zoekfuncties is dan meestal genoeg.

Veelgestelde vragen

Waar wordt Excel voor gebruikt?

Voor lijsten, berekeningen en overzichten: begrotingen, medewerkerslijsten, verlofkaarten, urenoverzichten en grafieken. In het mkb is het vaak het eerste hulpmiddel voor administratie.

Kan ik Excel gebruiken zonder abonnement?

Ja. Je koopt een losse licentie voor één computer, of je gebruikt de gratis webversie met een Microsoft-account. De webversie mist onder meer macro's en een deel van de analysefuncties.

Wat is het verschil tussen Excel en Excel online?

Excel online draait in je browser en is gratis in een basisversie. De desktopversie heeft meer functies, zoals macro's, Power Query en Power Pivot (alleen op Windows), en werkt ook offline.

Is Excel geschikt voor personeelsadministratie?

Voor een klein team met eenvoudige contracten wel. Zodra meerdere mensen het bestand bijwerken, leidinggevenden alleen hun eigen team mogen zien of je meldingen nodig hebt, is HR-software beter.

Hoe werkt absolute waarde in Excel?

Met de functie ABS: =ABS(-8) geeft 8. Verwar dit niet met een absolute celverwijzing zoals $A$1; dat dollarteken zorgt dat de verwijzing niet verschuift als je een formule doortrekt.

Kan ik een Excel-bestand openen zonder Excel te hebben?

Ja, via Excel voor het web, Google Spreadsheets, LibreOffice Calc of Numbers. Gewone gegevens en formules komen goed over; macro's en sommige nieuwere functies niet altijd.

Vanaf hoeveel medewerkers is Excel niet meer handig voor verlof en verzuim?

Vanaf ongeveer 10 tot 15 medewerkers. Heb je meerdere contractvormen, afdelingen of leidinggevenden die verlof goedkeuren, dan gaat het vaak al eerder knellen.