Microsoft 365 voor het mkb: wat zit erin, wat kost het en wat doet het (niet) voor je HR-administratie

Microsoft 365 is een abonnement dat je per gebruiker afneemt. Je krijgt de Office-programma's (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), zakelijke e-mail, cloudopslag en samenwerkingstools zoals Teams. Voor een mkb-bedrijf is het vaak de digitale basis van het kantoor. Een HR-systeem is het niet. Hieronder lees je wat erin zit, welk abonnement bij je past, waar de prijs van afhangt en waar je voor HR tegen de grenzen aanloopt.

Even open over de bron: HRKeuze is een affiliate-site, maar voor Microsoft 365 ontvangen we geen vergoeding als je het kiest. We behandelen het hier als achtergrond, omdat bijna elke HR-keuze in het mkb ermee te maken krijgt. Wat je in Google vindt, gaat meestal over de naamswijziging uit 2020 of is een productpagina. De koppeling met je personeelsadministratie legt niemand uit. Dat doen we hier wel.

Wat is Microsoft 365 (en wat is er van Office 365 geworden)?

Tot 2020 heette het abonnement voor bedrijven en consumenten Office 365. In april 2020 hernoemde Microsoft de meeste mkb- en thuisabonnementen naar Microsoft 365. De programma's bleven hetzelfde. De nieuwe naam moest laten zien dat het om meer gaat dan Office: ook Teams, beheer en beveiliging horen erbij.

De naam Office 365 bestaat nog wel, vooral bij abonnementen voor grote organisaties. Voor een mkb-bedrijf maakt dat weinig uit: zoek je een abonnement, dan kom je bij Microsoft 365 uit.

365, ms365, Office 365: welke naam hoort bij wat?

• Microsoft 365: de huidige naam van het abonnement. Je betaalt per gebruiker per maand of per jaar.
• Office 365: de oude naam. Sommige abonnementen voor grote bedrijven heten nog zo.
• ms365 of 365: afkortingen in de wandelgangen. Ze betekenen hetzelfde als Microsoft 365.
• Microsoft Office (los gekocht): een eenmalige aankoop, zoals Office Thuis of Office Thuis en Zakelijk met een jaartal. Je krijgt een vaste versie van Word, Excel en PowerPoint voor één computer. Je krijgt geen nieuwe functies, geen Teams-beheer, geen zakelijke mailomgeving en geen SharePoint.

Dan nog het onderscheid tussen thuis en zakelijk. Microsoft 365 Personal en Family zijn bedoeld voor privégebruik. Ze hebben geen centraal beheer: je kunt als werkgever geen accounts aanmaken, geen toegang intrekken als iemand vertrekt en geen mailadressen op je eigen domeinnaam regelen. Heb je personeel, neem dan een zakelijk abonnement. Je wilt bij vertrek van een medewerker in één klik de toegang tot mail en bestanden kunnen afsluiten.

Wat zit er in Microsoft 365?

In mkb-termen, per onderdeel:

• Word: brieven, contracten en beleidsdocumenten opstellen en samen bewerken.
• Excel: lijsten en berekeningen, van personeelsoverzicht tot begroting.
• PowerPoint: presentaties voor klanten of een teamoverleg.
• Outlook: e-mail, agenda en contacten in één programma.
• Teams: chatten, videobellen en per team of project bestanden en gesprekken bundelen.
• OneDrive: persoonlijke cloudopslag per medewerker, gesynchroniseerd met je laptop.
• SharePoint: gedeelde mappen en intranetpagina's voor het hele bedrijf, met rechten per map.
• Exchange: de mailserver achter Outlook, zodat je mail op je eigen domein draait.
• Forms: eenvoudige formulieren en enquêtes, waarvan de antwoorden in Excel belanden.

Let op het verschil tussen online apps en installeerbare apps. Met alleen de online versies werk je in de browser en op je telefoon. Dat volstaat voor mail, Teams en af en toe een document. Maak je zware Excel-bestanden met draaitabellen, macro's of koppelingen, of werk je vaak onderweg zonder goede verbinding? Dan heb je de volledige apps op je pc of Mac nodig. De browserversie van Excel mist een deel van de functies en werkt niet zonder internet.

Welke abonnementen zijn er voor bedrijven?

De zakelijke mkb-abonnementen zijn bedoeld voor organisaties tot 300 gebruikers. In gewone taal:

• Business Basic: mail, Teams, OneDrive en SharePoint, met alleen de online en mobiele apps. Geschikt voor medewerkers die vooral mailen en vergaderen.
• Business Standard: alles van Basic, plus de installeerbare apps op pc en Mac. De logische keuze voor kantoormedewerkers die dagelijks in Word en Excel werken.
• Business Premium: alles van Standard, plus uitgebreidere beveiliging en apparaatbeheer. Interessant als medewerkers met eigen laptops of telefoons werken, of als je met gevoelige gegevens zoals personeelsdossiers werkt.
• Apps for business: alleen de installeerbare apps en OneDrive, zonder zakelijke mail en zonder Teams. Handig als je mail al ergens anders geregeld is.

Je mag abonnementen mengen. Een magazijnmedewerker kan Basic krijgen en de administratie Standard. Microsoft past namen en inhoud geregeld aan. Controleer de actuele inhoud daarom bij Microsoft of een licentiepartner voordat je kiest.

Waar hangt de prijs van Microsoft 365 van af?

We noemen hier geen bedragen, omdat die regelmatig veranderen. Wel wat de kosten bepaalt:

• Prijs per gebruiker per maand: elke medewerker met een account telt mee. Tien accounts is tien keer de licentie.
• Jaar- of maandcontract: met een jaarverplichting betaal je doorgaans minder per maand dan met een maandelijks opzegbaar contract. Maandelijks geeft flexibiliteit bij wisselend personeel.
• Gekozen abonnementsvorm: Premium kost meer dan Standard, Standard meer dan Basic.
• Extra's: Copilot, extra beveiliging, extra opslag of telefonie via Teams betaal je los per gebruiker.
• Aantal medewerkers: niet iedereen hoeft hetzelfde abonnement. Wie geen vaste werkplek heeft, kan vaak met Basic toe. Gedeelde mailboxen zoals info@ of hr@ kosten in de regel geen eigen licentie.

Een aanbieding beoordelen

Zie je een 'Office 365 aanbieding', let dan op vijf dingen:

1. Looptijd: geldt de korting één maand, drie maanden of een jaar?
2. Vervolgprijs: wat betaal je na afloop per gebruiker?
3. Verlenging: verlengt het automatisch, en hoe lang is je opzegtermijn?
4. Reseller of rechtstreeks: een licentiepartner kan korting of ondersteuning bieden, maar je zit soms aan diens voorwaarden vast. Rechtstreeks bij Microsoft heb je minder hulp bij de inrichting.
5. Zakelijk of consument: veel acties in winkels gaan over Personal of Family. Die zijn niet bedoeld voor een bedrijf met personeel.

Voor actuele prijzen ga je naar Microsoft of een licentiepartner.

Wat kun je met Microsoft 365 voor HR-taken?

Voor een klein team kom je met Microsoft 365 een eind:

• Personeelslijst in Excel of als SharePoint-lijst: naam, functie, startdatum, contracturen, contracteinde.
• Verlofkalender in een gedeelde Outlook-agenda of een Teams-kanaal, zodat iedereen ziet wie er vrij is.
• Verlofaanvraag via Forms: een medewerker vult datum en soort verlof in, de antwoorden komen in een Excel-bestand.
• Documenten delen via SharePoint of OneDrive, met rechten per map. Een map 'Personeelsdossiers' die alleen de eigenaar en HR kunnen openen, en een map 'Personeelshandboek' die iedereen mag lezen.
• Onboardingchecklist in Excel, Planner of een Teams-kanaal: laptop bestellen, account aanmaken, contract tekenen, eerste werkdag inplannen.

Waar Microsoft 365 voor HR niet genoeg is

Microsoft 365 is geen HR-pakket. Per proces zie je wat je dan zelf moet bijhouden:

• Verlofsaldo's: niets werkt vanzelf bij. Je rekent zelf opbouw, opname, wettelijke en bovenwettelijke uren en vervaldata uit in Excel.
• Goedkeuring van verlof: een Forms-aanvraag geeft geen overzicht van openstaande en goedgekeurde aanvragen. Je houdt de status handmatig bij of bouwt zelf een flow, die iemand moet onderhouden.
• Verzuim: er zijn geen ziekmeldingen met termijnen of herinneringen voor contact met de arbodienst. Die data zet je zelf in je agenda.
• Urenregistratie: je kunt uren in Excel laten invullen, maar er is geen controle, geen goedkeuring door een leidinggevende en geen export naar je salarisadministratie.
• Salaris: Microsoft 365 rekent geen loon uit en maakt geen loonstroken of aangiftes.

Daarnaast de risico's van HR-gegevens in losse bestanden. Er gaan versies rond ('personeelslijst_def_v3.xlsx'). Rechten op mappen schuiven ongemerkt op als iemand een deellink doorstuurt. Persoonsgegevens zoals BSN, ziekteinformatie of salarisgegevens staan in een spreadsheet die makkelijk te kopiëren is. Of jouw inrichting voldoet aan de AVG, kunnen wij niet beoordelen. Leg die vraag voor aan een privacyspecialist of je functionaris gegevensbescherming. Meer over dat omslagpunt lees je in wanneer Excel niet meer volstaat voor je HR-administratie.

Microsoft 365 koppelen met HR-software

Kies je later voor HR-software, dan blijft Microsoft 365 meestal gewoon in gebruik. Veel pakketten bieden deze koppelingen:

• Single sign-on: medewerkers loggen in met hun Microsoft-account. Er is geen extra wachtwoord, en wie uit dienst gaat, verliest met één handeling ook de toegang tot het HR-systeem.
• Verlof in je Outlook-agenda: goedgekeurd verlof verschijnt automatisch in de agenda van de medewerker of het team.
• Meldingen in Teams: een leidinggevende krijgt een verlofaanvraag of ziekmelding als bericht en kan soms direct goedkeuren.
• Gebruikers automatisch aanmaken en verwijderen: een nieuwe medewerker in het HR-systeem krijgt vanzelf een account, en bij vertrek wordt het geblokkeerd.

Dit verschilt sterk per pakket. Sommige bieden alleen single sign-on, andere alles. Vraag bij de leverancier na welke koppelingen er zijn, in welk abonnement ze zitten en of ze werken met jouw Microsoft 365-variant. Wil je eerst weten wat zo'n pakket verder doet, lees dan wat HR-software is en wat je als mkb-bedrijf nodig hebt.

Past Microsoft 365 bij jouw bedrijf? Een keuzehulp op aantal medewerkers

1 tot 10 medewerkers. Business Basic voor wie vooral mailt, Business Standard voor wie dagelijks in Excel en Word werkt. Een personeelslijst in SharePoint, een gedeelde verlofagenda en een Forms-aanvraag volstaan meestal. Houd dossiers in één afgeschermde map. Aparte HR-software is hier nog geen must, tenzij je al met verzuim of veel parttimers met verschillende verlofopbouw te maken hebt.

10 tot 50 medewerkers. Hier gaat het knellen. Verlofsaldo's bijhouden voor dertig mensen met verschillende contracturen kost wekelijks tijd en levert fouten op. Verzuim komt vaker voor. Dit is het punt waarop HR-software met verlof- en verzuimmodule logisch wordt. Overweeg Business Premium als er personeelsgegevens op privélaptops of telefoons terechtkomen.

50 tot 250 medewerkers. Microsoft 365 blijft je kantoorbasis, maar HR in Excel is dan niet meer te verantwoorden: te veel rechten, te veel versies, te veel handwerk. Kies HR-software met single sign-on en automatisch gebruikersbeheer, zodat in- en uitdienst in één keer goed gaat. Let op: de Business-abonnementen gaan tot 300 gebruikers. Groei je daarboven, dan stap je over op abonnementen voor grote organisaties.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen Office 365 en Microsoft 365?

Voor het mkb is het vooral een naamswijziging uit 2020. Microsoft 365 is de huidige naam. Office 365 bestaat nog voor sommige abonnementen voor grote organisaties.

Is Microsoft 365 een abonnement, of kun je Office ook eenmalig kopen?

Microsoft 365 is een abonnement. Office kun je ook eenmalig kopen als vaste versie voor één computer, maar dan mis je zakelijke mail, Teams-beheer, SharePoint en nieuwe functies.

Kan ik Microsoft 365 gebruiken voor mijn personeelsadministratie?

Voor een klein team met een personeelslijst, verlofagenda en dossiermappen wel. Voor verlofsaldo's, verzuimbegeleiding, urengoedkeuring en salaris niet. Dan heb je HR- of salarissoftware nodig.

Heb ik Microsoft 365 nodig als ik al Excel gebruik?

Niet per se. Heb je een losse Excel-versie en werk je alleen? Dan kan dat volstaan. Met personeel wil je centraal beheer van accounts, zakelijke mail en gedeelde mappen met rechten, en dat geeft een zakelijk abonnement.

Hoeveel medewerkers kunnen onder één Microsoft 365-abonnement?

De Business-abonnementen zijn bedoeld voor maximaal 300 gebruikers. Elke gebruiker heeft een eigen licentie nodig.

Kan ik Microsoft 365 zakelijk gebruiken met een abonnement voor thuis?

Personal en Family zijn bedoeld voor privégebruik en missen centraal beheer. Met personeel kies je een zakelijk abonnement. Twijfel je over de licentievoorwaarden, check dan de voorwaarden van Microsoft.

Werken de Office-programma's ook zonder internet?

De installeerbare apps uit Business Standard, Premium en Apps for business werken offline. Ze moeten wel regelmatig online gaan om de licentie te controleren. Met Business Basic werk je alleen in de browser en mobiele apps, en heb je dus verbinding nodig.

Wat gebeurt er met mijn bestanden als ik het abonnement stop?

Na het stoppen geldt een beperkte overgangsperiode, daarna worden mail en bestanden in de cloud verwijderd. Exporteer alles ruim op tijd en controleer de actuele termijnen bij Microsoft of je licentiepartner.

Kun je HR-software koppelen aan Microsoft 365?

Ja, veel pakketten bieden single sign-on, verlof in Outlook, meldingen in Teams of automatisch gebruikersbeheer. Welke koppelingen er zijn, verschilt per pakket. Vraag het na bij de leverancier.

Wat betekent ms365 of '365'?

Het zijn afkortingen van Microsoft 365. Wie '365' zegt, bedoelt meestal het abonnement met Office-programma's, zakelijke mail, Teams en cloudopslag.